Jakie są największe bariery i wyzwania związane z wdrożeniem systemu BSC?

Zapraszamy do zapoznania się z kolejnym artykułem z cyklu dotyczącego systemu Balanced Scorecard (BSC). Poniższy artykuł prezentuje największe bariery i wyzwania związane z wdrożeniem systemu BSC.

Rysunek 1. Jakie są największe bariery związane z wdrożeniem BSC w firmie?

Przedstawiciele firm, które nie wdrożyły jeszcze systemu BSC, jako główne bariery implementacji tego systemu wymienili:

-  brak wiedzy nt. korzyści z wdrożenia BSC (ok. 30% wskazań),

-  obawy przed zbytnią komplikacją tego systemu (ok. 29% wskazań),

-  wątpliwości czy nakłady na BSC zwrócą się (ok. 14% wskazań), a wreszcie

-  ogólna niechęć pracowników do zmian (ok. 9% wskazań).

Źródło: Raport z badania wykorzystania systemu BSC w przedsiębiorstwach w Polsce opracowany przez FIG Polska.

Nasze doświadczenie dowodzi, że o ile bariera wiedzy wydaje się stosunkowo łatwa do pokonania, to znacznie trudniej przekonać menedżerów do poniesienia określonych nakładów finansowych i czasowych na wdrożenie BSC. Naszym zdaniem wynika to w dużej mierze z wysokiej koncentracji menedżerów na wynikach krótkookresowych i braku konsekwencji w podejmowanych działaniach mających na celu doskonalenie metod zarządczych.

Obawy przed zbytnią komplikacja systemu BSC, aczkolwiek słusznie uzasadnione można również wyeliminować wykorzystując sprawdzoną metodykę wdrożenia tego systemu jak również zapoznając się z  różnymi rozwiązaniami systemów BSC stosowanymi już przez przedsiębiorstwa działające na terenie Polski. Jeśli chodzi o niechęć pracowników do wszelkich zmian, to tego typu bariera towarzyszy wszelkim projektom mającym na celu wprowadzenie zmian w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, nie tylko wdrożeniu systemu BSC. Stąd niezbędne jest przygotowanie i realizacja programu komunikacji i edukacji nt. BSC, tak aby zminimalizować opór i stres pracowników związany z obawą przed zmianą. W dużej mierze obawy pracowników przed wdrożeniem BSC, nie są uzasadnione. Głównym zadaniem tego systemu jest wsparcie w podejmowaniu decyzji zarządczych, ale pamiętajmy że wiąże się z nim również system wynagradzania dodatkowego wysiłku włożonego w realizację celów firmowych i osobistych. Dla wielu osób taki system jest szansą nie tylko w rozumieniu bardziej atrakcyjnego wynagrodzenia ale także szansą na rozwój własnych kompetencji i umiejętności.
 
Rysunek 2. Jakie są największe wyzwania związane z wdrożeniem systemu BSC?

Za największe wyzwania związane z wdrożeniem systemu BSC, respondenci z firm uznali:

1. zrozumienie idei BSC przez kadrę zarządzającą i wszystkich pracowników (ok. 36-37% odpowiedzi);
2. przekonanie pracowników do korzyści z systemu BSC (ok. 25-26% odpowiedzi) oraz
3. bezpośrednie zaangażowanie Dyrektora Generalnego/ Prezesa w projekt (ok. 19% odpowiedzi).

Niewystarczająca wiedza na temat BSC często powoduje obawy przed komplikacją procesów wewnętrznych oraz brak zrozumienia ze strony kadry.
Pracownicy nieprzygotowani lub źle przygotowani do wdrożenia nie widzą uzasadnienia inwestycji czasowych niezbędnych do wypracowania i uzgodnienia Strategicznej Karty Wyników w firmie. Wyzwaniem dla inicjatora wdrożenia systemu BSC jest pokonanie niechęci menedżerów do zmiany kryteriów podejmowania decyzji oraz ustalania priorytetów w przedsiębiorstwie. Dotyczy to również przekonania szefa firmy, dla którego wdrożenie systemu zarządzania w oparciu o BSC często wiąże się ze zmianą stylu pracy oraz koniecznością delegowania części uprawnień.

Źródło: Raport z badania wykorzystania systemu BSC w przedsiębiorstwach w Polsce opracowany przez FIG Polska.

Dlatego projekt wdrożenie systemu BSC, jak każdego innego produktu czy narzędzia wymaga również przygotowania i przeprowadzenia „kampanii komunikacyjnej i edukacyjnej nt. BSC”.
Ciekawe jest to, że opinię taką wyrazili zarówno przedstawiciele firm, które nie wdrożyły BSC, jak i tych które to narzędzie zaaplikowały, co pokazuje już pewne doświadczenia przedstawicieli firm w realizacji wszelkich projektów niosących ze sobą zmiany. Jedyny punkt, w którym respondenci mają zasadniczo odmienne poglądy dotyczy opanowania metodyki wdrożenia BSC. Firmy, które nie wdrożyły BSC obawiają się przed jej skomplikowaniem (aż ponad 9% wskazań respondentów), natomiast firmy, które wdrożyły BSC nie wskazują tego elementu w ogóle. Pokazuje to, jak ważnym elementem w trakcie realizacji tego projektu jest sama metodyka wdrożenia BSC.

W wyniku naszej ponad 10-letniej praktyki wdrożeń systemu Balanced Scorecard zidentyfikowaliśmy następujące czynniki sukcesu tego typu projektu:

• Zaangażowanie zarządu w projekt.
• Przekonanie pracowników do korzyści z BSC.
• Przygotowanie pracowników do wykorzystania BSC.
• Odpowiedni dobór zespołu projektowego.
• Odpowiednia metodyka budowy i wdrożenia systemu BSC.
• Wdrożenie systemu motywacyjnego w oparciu o BSC.
• Sprawne zarządzanie projektem BSC i projektami strategicznymi.

Pierwsze trzy elementy mają znaczenie kluczowe zarówno w fazie przygotowania projektu, jak również w trakcie realizacji projektu. Spełnienie trzech pierwszych warunków jest możliwe dzięki uruchomieniu specjalnego programu komunikacji i edukacji nt. BSC już na wczesnym etapie przygotowania projektu.

Zaangażowanie zarządu w projekt jest elementem absolutnie kluczowym dla osiągnięcia sukcesu we wdrożeniu systemu BSC. Bez zaangażowania najwyższych szczebli zarządczych w organizacji nie da się zaangażować niższych szczebli w realizację projektu, dzięki którym możliwa jest zmiana kultury organizacji w kierunku „działającej na rzecz wspólnego dobra, elastycznej na zmiany, innowacyjnej w aspekcie rozwiązań strategicznych i zarządczych”. W naszej praktyce doradczej, zawsze uzależniamy nasze wsparcie w projekcie wdrożenia BSC od możliwości zaangażowania Zarządu w projekt. Program komunikacji ma również na celu pozyskanie zaangażowania Zarządu nie tylko na etapie inicjowania projektu ale również jego kontynuację w czasie realizacji projektu.

Przekonanie pracowników do korzyści z BSC oraz przygotowanie pracowników do wykorzystania BSC. W fazie przygotowawczej projektu program komunikacji ten obejmuje zwykle szkolenie 2-3 dniowe z zakresu budowy i wdrożenia strategii w oparciu o metodykę BSC przygotowane dla Zarządu oraz kadry menedżerskiej przedsiębiorstwa. Ma ono na celu nie tylko pozyskanie zaangażowania Zarządu i kadry menedżerskiej w realizacje projektu, ale również stanowi przygotowanie najwyższej kadry menedżerskiej do wykorzystania BSC. Program komunikacji musi jednak obejmować nie tylko kadrę menedżerską ale również kadrę pracowniczą. Stąd w ramach programu wykorzystuje się różne formy przekazu, od szkoleń po informacje w gazetkach firmowych i na tablicach ogłoszeń, tak aby idea wykorzystania narzędzia BSC była „ciągle żywa” w przedsiębiorstwie.

Odpowiedni dobór zespołu projektowego zapewni sprawną realizację prac projektowych. Musi być to zespół silny merytorycznie, ale musi również zawierać osoby, które w przyszłości będą odpowiedzialne za nadzór nad całym systemem BSC. Zespół taki składa się głównie z Zarządu oraz kluczowych Dyrektorów ale również osób z niższych szczebli o wysokim potencjale rozwoju, które mogą wnieść swój wkład w budowę strategii przedsiębiorstwa oraz całego systemu BSC.

Odpowiednia metodyka budowy i wdrożenia systemu BSC zapewni maksymalne ograniczenie zasobów zarówno czasowych jak i finansowych realizacji projektu. Od niej będzie również zależało jakiej jakości będzie nasza strategia oraz z jakich elementów będzie składał się system BSC, a tym samym na jakie korzyści z wdrożenia BSC będziemy mogli liczyć. Metodyka budowy i wdrożenia systemu BSC powinna mieć wspólne cechy tj. angażować Zarząd i kluczową kadrę menedżerską w budowę i wdrożenie systemu BSC, ale powinna uwzględniać również specyfikę każdej z firm, jej wielkość oraz indywidualizm ludzi składających się na daną organizację. Nie w każdej firmie korzyści z wdrożenia systemu BSC będą również tak widoczne jak w innych.

Wdrożenie systemu motywacyjnego w oparciu o BSC jest konieczne do tego by wszyscy pracownicy zaangażowali się w realizację celów indywidualnych, a tym samym celów firmy. Wdrażając system BSC bez powiązania go z systemem motywacyjnym opartym na BSC, skazujemy cały projekt na niepowodzenie i niepotrzebne wydatki finansowe. Każdy pracownik musi być przekonany co do korzyści jakie przyniesie BSC firmie ale również znać korzyści osobiste z tytułu własnego dodatkowego wysiłku związanego z realizacja strategii firmy. To pojedynczy pracownik w konsekwencji zadecyduje o zrealizowaniu strategii…

Sprawne zarządzanie projektem BSC i projektami strategicznymi jest możliwe do osiągnięcia dzięki wdrożeniu lub wykorzystaniu już istniejącej w przedsiębiorstwie metodyki zarządzania projektami. Sprawne zarządzanie projektami strategicznymi będzie konieczne do tego by pracownicy oprócz swoich codziennych operacyjnych zadań poświęcili również czas na realizację projektów strategicznych, których efekty pojawią się czasem dopiero po wielu latach. Zbytnia biurokratyzacja systemu, a tym samym czasochłonność wykorzystania BSC może prowadzić do zniechęcenia ludzi, a w konsekwencji do zaniechania realizacji projektów strategicznych.

Wdrożenie systemu BSC w przedsiębiorstwie jak Państwo widzą jest „niełatwym” wyzwaniem. Dlatego przedsiębiorstwa, które z sukcesem wdrożyły BSC mogą poszczycić się tym, iż osiągnęły wysoką sprawność organizacyjną oraz zmieniły swą kulturę organizacyjną, co już samo w sobie podnosi ich wartość rynkową, nie mówiąc o znacznej poprawie dynamiki wyników finansowych.

 Zobacz także: "Czy skorzystać ze wsparcia systemu BSC w postaci narzędzia informatycznego?"